En savoir plus sur l’applicatif Document Unique

Le Document Unique est un outil pivot de toute démarche de prévention des risques professionnels. Il est renforcé par les derniers apports réglementaires, et doit désormais devenir un outil de pilotage et de suivi des actions. Quelles obligations, pourquoi se doter d’un outil informatique ?

Le Document Unique d’évaluation des risques professionnels est un outil au service d’une démarche : celle de la prévention des risques professionnels. Il doit ainsi répondre à deux enjeux :

Être facilitant pour retranscrire la démarche d’évaluation des risques professionnels. C’est bien la démarche construite et décider dans la collectivité qui doit guider le contenu du Document Unique et non pas l’outil qui doit l’imposer
Permettre de construire et piloter un programme de prévention : la finalité du Document Unique est de mettre en place des actions. Toute les démarches d’évaluation des risques, des plus simples aux plus complexes ne doivent aboutir qu’a un seul objectif : mettre en place des actions de prévention et améliorer la santé – sécurité des agents au travail.

Qu’est-ce qu’un Document Unique ?

Le Document Unique est un document issu de la réglementation, le décret 2001-1016 du 5 novembre 2001 est venu préciser que l’évaluation des risques doit être retranscrit dans un Document Unique. Ce document doit comporter un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de la structure professionnelle.

L’inventaire des risques comprend :

une identification des dangers présents dans la structure,
une analyse des risques, c’est-à-dire l’étude des conditions d’exposition des agents à ces dangers, ainsi que de leurs éventuelles conséquences,
Une cotation suivant les critères d’analyse,
Une priorisation des actions à mettre en œuvre.

La mise en place du DUERP relève de la responsabilité de l’Autorité territoriale et nécessite sa mise à jour dans les cas de figure suivants :

au moins une fois par an,
lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail,
lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est apportée.

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Qu’a changé la loi du 2 août 2021 pour le Document Unique ?

La loi santé au travail du 2 août 2021 est venue renforcer cette obligation notamment en insistant sur le caractère « squelette de la prévention ». Le texte a introduit de nouvelles obligations qui encadrent le document. Venant modifier le code du travail, ces dispositions seront applicables à la Fonction publique, dans des modalités qui restent à préciser.

Les organisations dont l’effectif est supérieur ou égal à cinquante salariés, devront produire un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail :

fixant la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l’année à venir,
comprenant les mesures de prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d’exécution, des indicateurs de résultat et l’estimation de son coût, les ressources de l’entreprise pouvant être mobilisées et le calendrier de mise en œuvre.

Pour les organisations dont l’effectif est inférieur à cinquante salariés, le Document Unique doit définir les actions de prévention des risques et de protection des salariés.

Le Document Unique d’évaluation des risques professionnels, dans ses versions successives, est conservé par l’employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès. La durée ne peut être inférieure à quarante ans.

Le Document Unique d’évaluation des risques professionnels et ses mises à jour font l’objet d’un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel, dont les modalités sont définies par le décret.

Est-il nécessaire de disposer d’un outil informatique dédié pour réaliser son DU ?

La forme du Document Unique n’est pas définie par la réglementation. Ce qui est tout à fait logique, puisque la forme du Document Unique doit pouvoir s’adapter à la démarche déployée mais également à la taille de la collectivité. Avoir un outil informatique peut présenter un certain nombre d’avantages :

bénéficier de critères de cotation intégrés au logiciel,
bénéficier d’un traitement et d’un classement d’une masse conséquente de données,
automatiser le système de calcul de la criticité,
pouvoir être utilisable par plusieurs personnes en même temps avec des niveaux de droits d’accès différents,
compiler automatiquement des analyses pour constituer le document de synthèse,
enregistrer et archiver sans risque de pertes de données
permettre une conservation des données sur une longue période,
générer des plans d’action et les suivre dans le temps,
disposer d’un outil non sensible à la « casse » informatique…
éditer des documents adaptés aux différents besoins (présentations, bilans, suivi des actions…)

En savoir plus sur l’applicatif Document Unique de Relyens

Pour répondre à l’ensemble des obligations, Relyens propose un applicatif accessible par internet. Cet outil a été construit par Relyens, en lien avec des collectivités et pour les collectivités. L’outil s’adapte à votre démarche et à votre organisation. Que vous soyez une mairie, un SDIS, un département, un EHPAD, vous pourrez paramétrer votre organisation pour que le Document Unique soit le reflet de votre organigramme ou le reflet du découpage de votre organisation que vous aurez décidé.