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Digitalisation et gestion des ressources humaines : impacts et perspectives dans la Fonction publique

5 min | Published on 19/07/19

Digitalisation et gestion des ressources humaines : impacts et perspectives dans la Fonction publique

Automatisation, robotisation, numérisation, dématérialisation, digitalisation … Autant de termes représentant l’évolution de l’impact des progrès techniques sur le monde des Hommes.

Si la numérisation (transfert d’un élément matériel sur un support immatériel) et la dématérialisation (production d’un document numérique sans recourir à un support physique) semblent déjà dépassés dans le vocabulaire commun, il n’en va pas de même pour la digitalisation, notion plus actuelle. Elle désigne, à elle seule, tous les changements qu’implique l’intégration de la technologie digitale au niveau des échanges humains et des outils. La question de la digitalisation n’est pas récente, en revanche, son intensification est relativement nouvelle.

De la dématérialisation à la digitalisation dans la Fonction publique

Si les directives de l’Etat n’ambitionnent pas encore ouvertement un déploiement de la digitalisation, elles en posent toutefois les prémisses au travers de la dématérialisation.

Mélanie LECAS
Consultante en ressources humaines

Celle-ci se propage dans les différentes aires de l’Etat qui y voit un moyen de réduire les coûts et d’améliorer les délais de traitement de l’information : plaintes en ligne, dématérialisation des procédures judiciaires, dématérialisation financière et comptable pour les hôpitaux et les collectivités, … Les programmes de l’Etat ambitionnent de prendre les virages du numérique d’ici à 2022. En matière RH, l’impulsion de la dématérialisation a été donnée par une circulaire du 6 août 2016 prévoyant la dématérialisation des bulletins de paie des fonctionnaires de l’Etat. Même si cela semble discret, ce vent de technologie vient également souffler sur la gestion RH de la Fonction publique.

Si un grand nombre de structures y ont déjà recours, le déploiement du digital dans la Fonction publique reste inégal. En effet, les petites collectivités peinent à se mettre au diapason des grandes structures étatiques. Pour celles qui la mettent déjà en œuvre, cela touche notamment la gestion administrative des ressources humaines, via l’implantation de systèmes d’informations interconnectant les processus RH (traitement des demandes de congés, de formation, la paie, l’évaluation, …) ou prend la forme d’une digitalisation du mode de travail (télétravail).

La digitalisation reste donc une pratique encore timide dans la Fonction publique, se cantonnant souvent à l’objectif de numérisation ou de dématérialisation des documents. Certaines structures vont pourtant plus loin et adoptent des pratiques déjà répandues dans le secteur privé. Tel est le cas de la Métropole d’Orléans (Loiret) qui utilise, depuis plusieurs années, l’intelligence artificielle dans sa gestion des ressources humaines. Elle a, en effet, mis à disposition des agents un chatbot (programme informatique utilisant l’intelligence artificielle pour tenir une conversation) pouvant être interrogé, à tous moments, sur de nombreux thèmes RH (carrière, congés, arrêts maladie, rémunération…).

L’avenir du digital dans la Fonction publique

La Fonction publique bénéficie des avancées développées dans le secteur privé, initialement issues du marketing, notamment. Ainsi, il est possible que les applications novatrices du digital dans ce secteur préfigurent les applications du digital de demain au sein de la Fonction publique. En matière de gestion des RH dans le secteur privé, la digitalisation touche tant les relations humaines que les méthodes de travail des gestionnaires RH ou de tous les collaborateurs.

Du point de vue des relations humaines, la digitalisation prend la forme d’une virtualisation des rapports. Sont d’abord concernées les relations entre les collaborateurs, via l’utilisation de messageries instantanées ou d’outils de gestion de communautés implantés dans les réseaux sociaux d’entreprise. Mais ce sont aussi les relations entre les collaborateurs et les professionnels des ressources humaines qui sont modifiées : ces mêmes réseaux sociaux formalisent l’ensemble des processus RH ou des chatbots sont utilisés pour répondre à des questions RH, solliciter des formations ou exécuter un premier niveau d’entretien pour du recrutement.

La crise sanitaire (2020-2021) a contribué à accélérer et à déployer la digitalisation dans la Fonction publique et à interroger les outils RH et managériaux (validation, à distance des temps de travail et des congés, …). Elle a également eu pour effet de démocratiser de nouvelles modalités de formation « digitales » (e-learning, webinaire…) ou d’échanges inter ou intra-structures (téléconférence, visioconférence, chat…).

Ces incursions du digital viennent impacter les méthodes et l’organisation du travail de tous les collaborateurs d’une structure.

Les méthodes de travail des professionnels des ressources humaines sont elles aussi touchées par la digitalisation.

La technologie peut venir modifier une grande partie d’un processus comme celui du recrutement : le sourcing peut être effectué via les réseaux sociaux, le tri des candidatures réalisé par le SIRH, ou encore la sélection de candidats opérée par des logiciels basés sur les neurosciences.

Elle peut également enrichir le travail, comme on peut le voir avec l’analytique RH qui vise l’analyse des données RH internes et potentiellement externes. Elle a pour but d’identifier les facteurs de performance permettant notamment l’orientation des recrutements, les facteurs de départ et des causes de l’absentéisme ou du désengagement déterminant la mise en œuvre de mesures correctives, le cas échéant.

La technologie permet aussi l’accès à de nouveaux outils, plus efficaces et destinés à soutenir certaines difficultés notamment en matière d’attractivité et de fidélisation. Il en va ainsi d’outils du marketing RH combinant le développement d’une marque employeur et la e-réputation.

Bien que les applications soient déjà très poussées, cela peut aller encore plus loin. En effet, aujourd’hui, le visage de la digitalisation est celui d’une combinaison du big data (ensemble des données numériques produites par l'utilisation des nouvelles technologies à des fins personnelles ou professionnelles, et traitées en temps réel) et de l’intelligence artificielle (l'ensemble des théories et des techniques mises en œuvre en vue de réaliser des machines capables de simuler l'intelligence humaine). Elle peut prendre la forme de robots recruteurs, par exemple. Ainsi, Vera, mise au point par une société russe, a été utilisée par L’Oréal ou Ikea. Toutefois, l’innovation n’a pas été concluante puisque le robot a déjà été licencié pour fait montre de discrimination dans ses recrutements.

Les bénéfices attendus de la digitalisation

Si la digitalisation peut être effrayante par certains de ses aspects (transformation ou disparition de métiers…), elle permet également de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme c’est le cas pour les métiers des RH, ou faire émerger de nouveaux métiers comme celui de « Data Scientist » (expert en mégadonnées).

Les avantages de la digitalisation sont multiples et bénéficient tant aux organisations qu’aux collaborateurs.

Ainsi, l’organisation peut espérer des gains en efficience et en performance, notamment lorsque la digitalisation permet de réaliser un travail en moins de temps et avec des moyens moins onéreux. Pour la fonction RH, cela est possible en facilitant l’accès à l’information (droit à congés, RTT, dossier personnel, catalogue de formation…), en limitant le recours à l’individu pour l’obtenir ou encore en gagnant en célérité de son traitement. Cela permet, en outre, de placer le manager au cœur de la gestion des Ressources Humaines et non plus, un consommateur de RH, en bout de chaîne.

Grâce à l’introduction ou au développement de la digitalisation dans sa structure et dans son travail au quotidien, le collaborateur peut également trouver plus de satisfaction dans son travail (disparition ou limitation de tâches à faible valeur ajoutée) et améliorer sa qualité de vie en économisant du temps et de l’argent (limitation des déplacements grâce au télétravail, aux visioconférences…).

Des conditions de réussite de la digitalisation

La digitalisation présente des avantages incontestables, toutefois elle appelle à la vigilance concernant certains points.

Les organisations doivent pouvoir accompagner leurs collaborateurs face à la mutation voire la disparition de leurs métiers en mettant en place des formations ou des dispositifs de mobilité.

Face aux changements des méthodes de travail, qui peuvent produire des effets délétères (virtualisation des rapports sociaux, isolement professionnel produit par le télétravail, hyper-sollicitation de l’attention liée aux mails…), elles peuvent sensibiliser, encadrer les pratiques afin de préserver la qualité de vie au travail et former à l’utilisation et aux bons usages.

Les textes régissant le télétravail dans la Fonction publique (Décrets du 11 février 2016 et du 5 mai 2020) sont d’ailleurs sans ambiguïté sur ces points : les structures sont invitées à former, :

  • D’une part, les encadrants afin qu’ils en connaissent les enjeux, qu’ils adaptent leurs modes de gestion du travail (temps, charge, organisation, outils) et de management individuel et collectif (communication, détection des Risques Psychosociaux (RPS)…),
  • Et, d’autres part, les agents pour qu’ils s’en approprient les enjeux, qu’ils aient connaissance de leurs droits et devoirs, qu’ils maîtrisent les fondamentaux des outils digitaux utilisés, et des risques associés à leur emploi.

Les outils digitaux, permettant un accès à des éléments professionnels sur des temps personnels (télétravail, ordinateur ou téléphone portable, …), rendent la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle plus poreuse qu’elle ne l’était auparavant.

Par conséquent, la déontologie et la confiance doivent être intégrées à la réflexion pour tout déploiement de la digitalisation au cœur d’une organisation.

La digitalisation, de par la nature et l’envergure de ses impacts, conduit à des changements importants au sein des organisations. Il est donc nécessaire de veiller à organiser une bonne conduite du changement, afin de déployer rapidement tout le potentiel bénéfique de ces évolutions, sans que cela ne vienne générer de nouveaux risques psychosociaux.