Les prérequis à la mise en œuvre d’un dispositif de télétravail sont tout d’abord, dans une logique de dialogue social et de recherche d’acceptabilité et d’équité, la création d’un groupe projet associant l’ensemble des acteurs de l’organisation. Il est nécessaire de mener une véritable réflexion sur les critères d’éligibilité souhaités et de les définir clairement. Ils serviront de points de repères dans la communication institutionnelle et de base de référence dans le traitement des demandes d’acceptation ou de refus.
L’organisation en mode projet induit un pilotage stratégique et opérationnel qui associe généralement la direction, les représentants du personnel, la direction des ressources humaines, les services généraux, la médecine du travail, la direction des systèmes d’information et l’encadrement.
Dans une seconde phase, l’évaluation des coûts techniques de mise en place du télétravail et de leur éventuel amortissement constituent une phase importante en termes de faisabilité.
Par ailleurs, la signature d’une convention entre l’employeur, le responsable hiérarchique direct et l’agent volontaire permet d’acter le poste concerné, les tâches ou activités télétravaillables, les modalités individuelles du dispositif, sa durée ainsi que la mise à disposition des outils techniques et informatiques nécessaires.
Il ne faut pas négliger, pour les managers, la nécessité d’adapter leur mode de management (vers un mode de management plus participatif, fondé sur la confiance et l’autonomie) et de concevoir des outils managériaux adaptés (organisation des activités, répartition et régulation de la charge individuelle et collective de travail,…), tant pour gérer à distance les agents que pour gérés des agents présents et ceux en télétravail.
Le principe du télétravail, par opposition au travail à distance, subi en période de crise sanitaire, nécessite une communication pilotée par la Direction, pertinente et ciblée pour informer, faire adhérer et mobiliser. Cette communication constitue un premier niveau de sensibilisation, déjà efficace en soi, de sensibilisation du personnel. A celui-ci peuvent s’ajouter une formation pour les managers (comme l’y incitent les décrets sur le télétravail du 11 février 2016 et du 5 mai 2020) et de sensibilisation, pour les agents. Enfin, chacun doit maitriser suffisamment les outils numériques pour travailler à distance et cela passe, si besoin est par une formation pour se les approprier.
Le télétravail s’inscrit dans une logique de progrès social et d’amélioration des conditions de travail et les bénéfices attendus sont aujourd’hui démontrés tant par des données quantifiables que par le succès que remporte le télétravail auprès des agents, malgré un vécu parfois difficile du travail à distance pendant la crise sanitaire. En effet, on constate à la fois une satisfaction des travailleurs et de leur employeur notamment à travers les gains économiques liés à la diminution des transports, une meilleure organisation de l’activité ou encore une amélioration de la productivité et de la qualité de vie au travail.
La vigilance reste cependant de mise. Ce n’est qu’un mode d’organisation parmi d’autres. Il n’est pas généralisable. Il n’est adapté ni à tous les individus, ni à toutes les activités. Par ailleurs, si les précautions nécessaires ne sont pas prises, il peut vite apparaître un risque de confusion entre la vie privée et la vie professionnelle. Ce type de risque fait partie intégrante des rôles et responsabilités tant du télétravailleur que de son supérieur hiérarchique, et doit être sécurisé dès les premières semaines de mise en œuvre du dispositif. Enfin, le télétravail étant avant tout une forme de travail, il faut aussi s’intéresser, au même titre que pour le travail dans les locaux de la collectivité, à l’ergonomie des espaces et postes de travail (à domicile ou en tiers-lieu) avant et pendant sa mise en œuvre et aux risques psychosociaux susceptibles de se développer (surcharge de travail, isolement social, …). Il incombe à) l’employeur de définir le cadre du télétravail et au manager de veiller aux conditions de sa mise en œuvre au quotidien. Mais, l’agent doit aussi se montrer responsable et savoir dialoguer ou alerter son manager pour éviter l’apparition de ces situations dont les conséquences portent aussi bien préjudice à l’agent qu’à la collectivité.
