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Fiches Prévention

S'approprier l'environnement informatique

collectivités territoriales et responsabilité sociétale des organisations
prévention des risques professionnels pour un élu
collaborateurs
Nos conseils en management des risques - focus Covid-19

Utiliser au mieux un ordinateur portable

Pour travailler de manière confortable sur un ordinateur portable, il est recommandé d’être connecté à la station d’accueil pour pouvoir relier tous les périphériques externes (clavier, souris et écran externe). Si vous avez la possibilité d’avoir un écran externe et si votre activité ne nécessite pas de travailler sur deux écrans, il est vivement conseillé de le définir comme écran principale (procédure 1).

  • Procédure 1 = clic droit sur le bureau / paramètres d’affichage / cochez la case : faire de cet écran l’écran principal. Si votre activité nécessite de travailler sur deux écrans, il est conseillé de définir l’écran de l’ordinateur portable comme écran principal (procédure 1) et de les organiser (procédure 2) de manière à ce que la représentation graphique corresponde à l’identique à la situation physique des écrans pour faciliter les passages du curseur de la souris.
  • Procédure 2 = clic droit sur le bureau / paramètres d’affichage / réorganisez vos affichages (il suffit de faire glisser les écrans).

Régler la disposition et les paramétrages de son écran

  • Régler l’intensité lumineuse et le contraste : privilégier des affichages clairs sur des thèmes sombres ou des affiches sombres sur des fonds clairs,
  • L’écran doit être orienté perpendiculairement aux fenêtres : pour limiter les reflets sur l’écran (jouer sur l’inclinaison de l’écran pour échapper aux reflets des luminaires),
  • Pour établir un compromis entre vision et posture, le haut de l’écran doit être situé au niveau des yeux et disposé à distance d’un bras.

Des astuces pour gagner en efficacité et "réinventer" son activité

  • Utiliser les fonctionnalités de post-itou de bloc-notes pour limiter les documents papiers présents sur votre bureau
  • Investir le champ des solutions informatiques pour remplacer vos habitudes de travail et faciliter le travail à distance avec quelques exemples de solutions innovantes :
    • les outils de management visuel et de gestion de projet (trello, podio, meistertask),
    • les solutions de communication à distance (skype, zoom, teams, slack),
    • les outils de travail collaboratif (google drive, evernote),
    • les espaces de stockage en ligne (cloud, dropbox),
    • les outils de brainstroming (mural).
Covid-19
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On
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minute(s)

Pour bon nombre de salariés cette situation de travail à distance, est une toute nouvelle expérience, qui s’est souvent imposée de manière soudaine et continue.Une mauvaise organisation de l’activité à distance peut engendrer une surexposition aux risques présents dans les situations de travail sur écran. Dès lors, nous allons vous proposer quelques conseils pour limiter la fatigue visuelle et limiter l’apparition des TMS.

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s'appropier l'environnement informatique prévention risque covid

S'interroger sur sa consommation d'alcool

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Nos conseils en management des risques - focus Covid-19

Un score supérieur ou égal à 7 chez l’homme et à 6 chez la femme est évocateur d’un mésusage actuel d’alcool.

Un score supérieur à 12 chez l’homme et chez la femme serait en faveur d’une dépendance à l’alcool.

Société Française d’Alcoologie, 2015

Suite aux résultats de ce questionnaire, ne restez pas seul et appelez votre médecin pour en parler, même pendant cette période de confinement.

N’oubliez pas l’aide proposée par les sites existants :

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Santé au travail
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minute(s)

Pour faire suite à la fiche COVID n°9, vous trouverez ci-dessous un questionnaire pour s’évaluer sur sa consommation d’alcool. Le questionnaire AUDIT (Alcohol use disorders test) a été créé par l’OMS et permet de détecter si une personne présente un risque d’addiction à l’alcool. Ce questionnaire ne peut se suffire à lui-même. Il ne remplace pas une consultation avec un médecin.

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addiction légitimité pour l'employeur public
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La collecte d'ordures ménagères

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Nos conseils en management des risques - focus Covid-19

Les règles de prévention concernant les ordures ménagères

Les règles de prévention sont toujours en vigueur mais doivent être adaptées pour tenir compte de la situation.

  1. Les tournées sont adaptées dans leur temporalité et fréquence pour ne pas faire venir tout le monde en même temps à l’atelier,
  2. L’accès aux vestiaires se fera en effectif réduit (équipage par équipage) pour respecter les règles de distanciation,
  3. Du gel hydroalcoolique sera mis à disposition des agents dans les lieux communs et dans chaque véhicule,
  4. L’adaptation des EPI est pensée : utilisation de lunettes de protection, manches longues et gants au minimum,
  5. Les EPI sont nettoyés plus fréquemment qu’en temps normal. Si cela est impossible ils sont changés quotidiennement (gants par exemple),
  6. Dans la cabine du véhicule seulement deux agents sont présents pour respecter la distanciation. Le chauffeur aide son collègue ripeur pour limiter l’équipage à deux agents. Si besoin pour la tournée je fais suivre le camion par un autre véhicule conduit par un second ripeur,
  7. Les agents ne manipulent pas à la main le contenu des conteneurs à déchets,
  8. La cabine du véhicule est désinfectée tous les jours en fin de service: volant, tableau de bord, commandes,
  9. Les éléments extérieurs du véhicule auxquels les agents peuvent être en contact sont nettoyés quotidiennement: poignées de porte, barres de maintien des ripeurs, boutons de commande,
  10. Une fiche de suivi de désinfection est créée par véhicule.
Covid-19
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Protection de l'activité
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minute(s)

En cette période de crise sanitaire certaines activités sont essentielles à la vie en communauté. La collecte des ordures ménagères fait partie de ces activités. Voici les 10 règles d'or à respecter, adaptées à la crise du Covid-19.

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collecte d'ordure ménagère règles d'or adaptés à la crise

Gérer son CHSCT en situation de crise

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Le principe de base

Le CHSCT est l’instance de dialogue social de la collectivité qui doit traiter des questions de santé et de sécurité au travail. En cette période de crise sanitaire il est essentiel qu’elle reste active. Son président doit donc définir l’organisation minimale pour que les représentants du personnel siégeant au sein de l’instance soient au minimum informés des mesures mises en place et de l’organisation prévue pour le retour en activité à la fin du confinement.

À circonstances exceptionnelles, fonctionnement particulier

  • Se réunir, oui, mais en évitant les «réunions présentielles» : il est donné la possibilité à l’autorité territoriale de réunir le comité en fonction des possibilités techniques à sa disposition. De nombreux outils permettent de réunir plusieurs personnes en visioconférence. Il est également possible de faire des réunions en audioconférence. En cas d’impossibilité technique, les règles de distanciation et autres gestes barrières devront impérativement être respectés.
  • La première réunion du CT/CHSCT devra obligatoirement aborder l’organisation mise en place pour conserver le dialogue social au sein de la collectivité : quorum, recueils des votes, périodicité de réunion, etc..
  • Une réunion d’information hebdomadaire est une organisation qui semble opportune dans le cadre de la gestion de la crise sanitaire et la préparation du plan de retour à l’activité.
  • Les règles du quorum restent en vigueur même pendant cette situation de crise. Chaque réunion doit donc commencer avec au minimum la moitié des membres titulaires présents. En cas d’impossibilité d’obtenir le quorum, une autre réunion devra être organisée sous 8 jours quel que soit le nombre de membres présents. Il sera obligatoire de respecter ces règles dès que le recueil de l’avis des membres est sollicité.
  • En cas de situation récurrente de non atteinte du quorum, le comité pourrait très bien s’organiser pour redéfinir ponctuellement le seuil d’atteinte du quorum. Cela devra faire l’objet d’un accord de tous les membres du comité (représentants de la collectivité et représentants du personnel). Cette situation ne servirait que pour des réunions d’information du comité (pas d’avis à recueillir) et sur une temporalité (jusqu’à la fin du confinement par exemple) fixée en accord avec tous.
  • Il est instauré pendant la période de crise la possibilité de recourir à une consultation des membres par procédure écrite dématérialisée (cf. ordonnance du 27 mars 2020

Le retour à l'activité "normale" : le rôle du CHSCT

  • En prévision du déconfinement et au retour à une activité normale, l’autorité territoriale doit impérativement s’organiser et définir un Plan de Retour à l’Activité (PRA): retour massif ou progressif en activité, mesures barrières à mettre en place pour tous, mesures spécifiques pour le personnel en contact avec du public, etc...
  • L’autorité territoriale devra recueillir l’avis du CHSCT sur ce PRA.
  • Comme en fonctionnement normal, il est conseillé à l’autorité territoriale d’associer des membres du CHSCT aux réflexions de constitution de ce PRA.
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Organisation du travail
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minute(s)

Dans la continuité des nos fiches conseils en management des risques, les experts Sofaxis vous donnent des indications clés pour vous aider à mieux gérer votre CSE (précédemment CHSCT) en temps de crise sanitaire de Covid-19.

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getion chsct crise covid

Addictions pendant le confinement

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Nos conseils en management des risques - Focus Covid-19

En période de confinement

Notre cadre, nos repères, nos habitudes changent.

Télétravail, surmenage pour les personnels impliqués en première ligne, manque d’activités physiques et de loisirs, stress, angoisse liée à la situation, ennui, absence de lien social..., accroissent le risque de développer un comportement addictif.

  • Même les personnes a priori non addict pourraient être impactées,
  • Les personnes souffrant d’addiction sont d’autant plus fragiles dans cette période de confinement que les protocoles d’accompagnement mis en place peuvent se trouver bouleversés,
  • Attention également à l’addiction aux écrans:nos interactions personnelles et professionnelles se font avec les outils numériques (réseaux sociaux, outil de visioconférence...).

Penser prévention

Le télétravail : légitimité de l’employeur pour intervenir

Rester au contact des collaborateurs, apporter des réponses individuelles (accompagnement à distance, soutien psychologique, sensibilisation...) mais aussi collectives (règles et conseils pour le télétravail, rôle du management et de l’accompagnement RH...).

Quelques points de repères

Chacun doit être attentif à l’autre

Veiller, par exemple, à ce que les connexions aux outils professionnels ne se fassent pas à des horaires inhabituels, mais également aux signaux qui doivent alerter (changement d’apparence physique, négligence, changement de comportement agressif, démotivation, apathie...)

Ne pas perdre les points de repères de consommation d’alcool

Les repères de consommation conseillés par Santé Publique France pendant la période sont toujours d’actualité :

  • maximum 10 verres standard par semaine,
  • maximum 2 verres standard par jour,
  • des jours dans la semaine sans alcool.

Attention à la tentation des apéritifs visio !

Ils peuvent contribuer à l’installation d’une consommation à risque,accentuée par les images et vidéo d’humour centrées sur la notion de consommation d’alcool ou autre comportement, qui tendent à banaliser le risque autour de ces usages.

N’oubliez pas l’aide proposée par les sites existants :

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Santé au travail
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minute(s)

On parle d’addictions lorsqu’une personne est dans l’impossibilité de se passer d’une consommation d’un produit ou d’un comportement qui vise à procurer du plaisir ou écarter une sensation de malaise interne, cela en dépit des conséquences négatives.

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insécurité situation de travail collectivités territoriales
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Télétravailler avec un ordinateur portable

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Un ordinateur portable ... et rien d’autre en matériel informatique

Des conseils :

  • pour favoriser un travail dans une posture confortable, installez-vous à un bureau ou à une table et préférez une chaise avec dossier à un tabouret,
  • régler la luminosité sur 50%, le contraste sur 50% et la lumière bleue également sur 50%.
    • astuce : la luminosité est accessible, le contraste et la lumière bleue plus difficilement. Allez chercher sur internet comment votre modèle peut être réglé,
  • afin de limiter la fatigue visuelle, pratiquez ce petit exercice toutes les 20 minutes. Fixez un point au loin pendant 20 secondes,
  • notre corps n’aime pas rester longtemps dans la même position : faites des pauses toutes les heures et levez-vous, étirez-vous, quittez l’écran des yeux.

J’ai du matériel informatique à ma disposition

Comment l’utiliser au mieux ?

  • Le matériel informatique supplémentaire dont vous disposez vous permettra de réduire la contrainte physique liée à l’utilisation d’un ordinateur portable:
    • clavier et souris (verticale et sans fil de préférence) = diminution de la contrainte au niveau des mains et éloignement, mise à la bonne hauteur de l’écran (ramettes de papier, livres...)
    • station d’accueil et écran déporté = écran plus grand, à une meilleure hauteur
      • Astuce: l’ordinateur portable peut servir de double écran si c’est nécessaire.Attention toutefois à le positionner à la bonne hauteur et proche de l’écran principal afin de limiter la contrainte cervicale
    • support d’ordinateur portable=éloignement, mise à la bonne hauteur de l’écran et possibilité de se servir du clavier comme d’un porte document
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Santé au travail
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minute(s)

Pour certains, c’est une habitude, pour d’autres, la situation est étroitement liée au contexte pandémique actuel. La fiche conseil d’aujourd’hui a pour objectif de vous aider à améliorer le quotidien professionnel de ceux utilisant un ordinateur portable pour travailler.

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statistiques d'absence pour raison de santé

Générer de l'optimisme pour diminuer l'anxiété

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Les effets du confinement sur notre moral

Le fait d’être contraint à rester chez soi, d’être privé de contacts sociaux directs et de ne pas savoir exactement quand cette période prendra fin est source d’incertitude et peut avoir des conséquences sur le plan psychologique. Le système de régulation des émotions peut être perturbé et l’anxiété accumulée peut déboucher sur des comportements agressifs dans certaines situations.

Dans ce contexte, il est normal d’avoir des craintes et des pensées parasites par moment. Afin de lutter contre celles-ci,voici quelques moyens que nous vous proposons de tester :

  • Définissez des espaces pour chacun,en fixant des règles à tous les membres de la famille,
  • Accordez-vous des temps individuels, pour pouvoir souffler, vous reposer. Prenez le temps de vous aérer une heure par jour, essayez-vous aux techniques de relaxation et de méditation.Des applications existent aujourd’hui pour vous guider,
  • Limitez le temps de lecture des informations liées au COVID à 30 minutes par jour et évitez de le faire avant de vous coucher,
  • Planifiez votre quotidien en vous fixant des objectifs à atteindre pendant le confinement, cela permettra de borner votre temps et de renforcer le sentiment de contrôle sur la situation,
  • Améliorez et maitrisez votre communication. Pendant cette période, il est essentiel de communiquer sainement avec son entourage, qu’il soit professionnel, familial ou amical,
    • au niveau professionnel, cela permettra de favoriser des rapports de confiance, d’encourager le soutien entre les uns et les autres et, par la même,de renforcer le sentiment d’appartenance au groupe et de diminuer l’isolement psychologique,
    • sur le plan familial, cela permettra de diminuer les éventuelles tensions, de favoriser des liens de soutien avec vos proches éloignés,
    • et sur le plan amical, c’est le moment de prendre des nouvelles de certains! Et d’être attentifs aux ami(e)s confiné(e)s seul(e)s.

Communiquez de façon bienveillante avec une technique simple : la Communication Non Violente (CNV)

4 étapes pour bien communiquer :

  1. Savoir observer et décrire les FAITS = sans jugement, sans utiliser le «tu» accusateur,
  2. Exprimer vos SENTIMENTS = qu’est-ce que cela génère chez vous ? Inquiétude, colère, tristesse,
  3. Exprimer vos BESOINS à l’origine de vos sentiments = calme, sérénité, cadre, ordre,
  4. Exprimer votre DEMANDE ou action concrète que vous souhaitez.
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Santé au travail
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minute(s)

Durant des périodes incertaines, comme celle crée par la crise sanitaire mondiale de la pandémie de Covid-19, l'anxiété et le stress peuvent venir détériore le bien-être et l'efficacité des collaborateurs. Pour diminuer l'anxiété, il existe une solution : générer de l'optimisme.

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démarche qualité institut public
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Manager à distance quand la crise dure

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Maintenir la motivation et l’implication de chacun

  • Exprimez votre leadership :
    • prenez du recul pour rester réactif sans précipiter vos décisions et actions,
    • informez, communiquez et privilégiez-le «parler-vrai», en restant positif,
    • évitez les non-dits et les incompréhensions en sollicitant l’expression de chacun,
    • faites très rapidement remonter leurs préoccupations pour qu’elles soient prises en compte.
  • Tous ensemble :
    • fédérez autour d’objectifs et de défis communs, à court terme (résultats et satisfaction rapides) ainsi qu’à moyen terme(projection dans l’avenir)et accordez le droit à l’erreur pour favoriser les expérimentations,
    • célébrez collectivement chaque succès, à distance bien-sûr,par exemple, en mettant en avant les valeurs du service public mises en œuvre par votre collectivité et par l’équipe,
    • soutenez et facilitez la coopération et la solidarité entre les membres de votre équipe par des projets communs,
    • favorisez le partage d’expériences et le transfert intergénérationnel des compétences par des points réguliers,
    • suscitez les idées pour favoriser l’intelligence collective et transformer cette période en opportunités stimulantes.
  • Mettez du «peps» dans le quotidien de votre équipe :
    • diversifiez les tâches pour éviter de sombrer dans la routine,
    • alternez, si possible, les activités que vous confiez : activités obligatoires / activités «plaisir», pour donner du sens à leur travail.
  • Sur-mesure et proximité pour chaque agent :
    • restez à l’écoute de chaque agent et sa Qualité de Vie au Travail : RDV individuels et réguliers en visio,
    • valorisez les nouvelles compétences qu’il mobilise dans ce contexte,
    • incitez l’agent (selon son métier et sa charge) à développer ses compétences dans des domaines qui l’intéressent et qui représentent un enjeu pour votre collectivité,via e-learning, MOOC, webinaires.

Conseils complémentaires

  • Prévoyez de réaliser un retour d’expérience de cette période de crise

Envisagez-le en équipe.

Objectif : faire évoluer l’organisation du travail comme les pratiques de chacun.

  • Préparez la sortie du confinement
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Santé au travail
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Quand la crise dure, le management à distance, qui devait n'être que temporaire, devient un réel enjeu. Maintenir l'implication, la motivation et l'efficacité de ses collaborateurs devient un réel challenge pour les managers.

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conseils management des risques manager à distance

Aménager son espace de travail

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Les points essentiels pour aménager son espace de travail

Organisation de l’espace de travail et du bureau

Les objets utilisés régulièrement (téléphone, documents, clavier...) doivent être disposés différemment en fonction de leur fréquence d’usage. Ceci permettra de les saisir sans entraîner une extension des bras et une flexion ou torsion du tronc.

Luminosité

L’implantation du bureau dans l’espace de travail va avoir une influence sur l’intensité de la fatigue visuelle qui elle-même aura une incidence sur la tension reportée sur les cervicales. Afin de diminuer ces contraintes, il faut étudier la possibilité d’implanter les bureaux perpendiculairement par rapport à la source de lumière naturelle.

Astuces pour aménager son espace de travail sans acheter de matériel

  1. Utiliser un ou plusieurs livres pour rehausser la hauteur de son écran.
  2. Pour les personnes de petite tailles, utiliser une boite à chaussures comme repose pieds.
  3. Si votre espace de travail est étroit, limiter les documents papier et favoriser les outils informatiques (comme les fonctionnalités de bloc-notes ou de post-it).
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Santé au travail
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minute(s)

Le télétravail et le travail à distance a profondément influencé la façon dont nous travaillons. Lorsque l'on travaille depuis son domicile, il est utile de connaître quelques astuces et points essentiels, afin d'optimiser son bien-être et son efficacité.

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risque cyber covid cyberattaque prévention

Manager à distance en 4 conseils

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Se préoccuper du bien-être des membresde son équipepour garantir leurefficacité

  • Faire confiance et donner du sens : se concentrer sur les résultats

Définir ensemble de nouveaux modes de fonctionnement: mettre à plat les besoins en termes de récurrence, nature des points de suivi, attentes en matière de communication et de réactivité, etc.

Opter  pour  un mode de  management  par  objectifs:  fixer avec  eux des  objectifs tenant  compte  de  leurs contraintes(sanitaire et personnelle) et suivre les résultats environ une fois par semaine.

  • Avoir de bons outils de gestion de projet et de communication

La première règle d’un management à distance réussi est de se doter d’outils de communication et de collaboration performants(s’assurer que vos collaborateurs aient le matériel nécessaire et une connexion internet satisfaisante). Il est aussi important que toute votre équipe ait une vision claire de l’évolution des projets en cours et de qui fait quoi.

Opter pour des outils de gestion partagés tels que Trello, Google Keeps, Todoist (applis de gestion des tâches) ou Zoom (caméra, discussion partage d’écran), Discord(partage d’écran, fichier en ligne, tchat, mais pas de vidéo),outils gratuits.

  • Créer de la proximité relationnelle, éviter l’isolement

Quelle  que  soit  leur  situation (télétravail, travail, travail  ponctuel différent,  placement en  autorisation  spéciale d’absence, arrêt pour garde d’enfants) :

  • écouter et questionner avec empathie : vécu, ressenti, émotions de chacun (plus difficiles à identifier avec la distance),
    • adapter la fréquence des contacts aux besoins et à la personnalité de chaque agent,
    • recréer des moments informels « machines à café » au sein de l’équipe,des contacts en direct au moins une fois par jour (évitez la communication uniquement par mails).
       
  • Favorisez l’effet Pygmalion: envoyez des signes de reconnaissance,

Les encouragements renforcent et soutiennent le sentiment d’efficacité personnel.

Conseils complémentaires

  • Se montrer transparent et authentique sur la situation, comme sur les incertitudes, pour rassurer votre équipe.
  • Savoir orienter un agent en mal-être vers un soutien psychologique : deux numéros vert à l’échelle nationale pour le grand public le 0 800 130 000 et pour les professionnels de santé le0 805 23 23 36. Pensez aussi au service de Soutien Psychologique Sofaxis 02 48 48 14 60 ou soutienpsy.neeria@relyens.eu.
  • Prendre plus de recul que d’ordinaire, en cas de mécontentement ou de désaccord vis-à-vis d’un agent, avant de lui en faire part, oralement, pour éviter tensions, blocages, conflits.
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Santé au travail
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Manager est une tâche prenante, qui demande du temps et de l'attention. A cause de la pandémie de Covid-19, les managers ont dû s'essayer à une nouvelle pratique : manager à distance. Voici les 4 conseils de Sofaxis pour garantir l'efficacité et le bien-être de votre équipe.

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